身内に不幸があると、深い悲しみの中で会社への連絡など、やるべきことに追われます。特に葬儀で会社を休む際の連絡方法については、「誰に、いつ、どのように伝えればいいのか」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。失礼なく、かつスムーズに手続きを進めるためのマナーが分からず、不安を感じてしまいますよね。
この記事では、葬儀で会社を休む際の連絡マナーや手順、伝えるべき内容を例文付きで詳しく解説します。忌引き休暇の基本から休暇明けの対応まで網羅しているため、この記事を読めば、落ち着いて適切な対応ができるようになります。
葬儀で会社を休む際の忌引き休暇の基本
会社を休む際にまず知っておきたいのが「忌引き休暇」の制度です。これは、近親者が亡くなった際に取得できる特別な休暇のこと。しかし、その日数や給与の有無については、会社の規定によって異なるため、基本的な知識を事前に押さえておくことが大切です。
ここでは、忌引き休暇の定義や一般的な日数、給与の扱いについて解説します。いざという時に慌てないためにも、自社の就業規則と照らし合わせながら確認しておきましょう。
忌引き休暇とはどのような休暇制度？
忌引き休暇とは、近親者の葬儀や関連する手続きのために取得が認められる休暇制度です。多くの企業では福利厚生の一環として導入されており、労働基準法で定められた年次有給休暇とは別に取得できます。突然の不幸に見舞われた従業員が、心身ともに落ち着いて故人を見送れるようにするための配慮です。
ただし、忌引き休暇は法律で義務付けられた制度ではありません。そのため、休暇の有無や詳細は勤務先の就業規則によって定められています。まずは自社の規定を確認することが重要です。
故人との関係性で決まる忌引き日数
忌引き休暇で休める日数は、故人との関係性（続柄）によって変動するのが一般的です。関係が近いほど日数は長くなる傾向にあります。会社の規定により異なりますが、一般的な日数の目安は以下の通りです。
- 配偶者：10日間
- 実父母：7日間
- 子：5日間
- 兄弟姉妹：3日間
- 祖父母：3日間
- 配偶者の父母：3日間
この日数には、移動日が含まれる場合や、土日祝日を休暇日数に含めるかどうかも会社によって異なります。正確な日数は必ず自社の就業規則を確認しましょう。
忌引き休暇中の給与は支給されるの？
忌引き休暇中の給与が支給されるかどうかは、会社の就業規則によります。法律上の定めはないため、企業によって有給扱いになるか、無給扱いになるかが異なります。多くの企業では、特別休暇として通常の勤務と同様に給与が支払われる有給扱いとしていますが、一概には言えません。
給与に関する規定は、生活にも直結する重要な項目です。不明な点があれば、上司や人事・総務担当者に直接確認することをおすすめします。
【最優先】葬儀で会社を休む際の連絡手順
身内の不幸を知ったら、できるだけ速やかに会社へ連絡を入れる必要があります。しかし、動揺している中で「誰に」「いつまでに」「何を」伝えれば良いのか迷ってしまうかもしれません。適切な手順で連絡することで、会社側の手続きもスムーズに進み、業務への影響を最小限に抑えられます。
ここでは、会社への連絡で最も優先すべき手順を具体的に解説します。まずは直属の上司へ電話で第一報を入れるのが基本マナーです。
まずは直属の上司へ電話で第一報を
身内の不幸が判明したら、まず行うべきは直属の上司への電話連絡です。メールやチャットは一方的な伝達になりがちですが、電話であれば直接声で状況を伝えられ、必要な指示をその場で仰ぐことができます。緊急性の高い要件であるため、迅速な報告が求められます。
他の誰かから伝えてもらうのではなく、必ず自分自身の口から直接伝えることが社会人としてのマナーです。たとえ気持ちが動転していても、落ち着いて連絡することを心がけましょう。
誰にいつまでに連絡するのがマナー？
連絡する相手は、直属の上司が最優先です。もし上司が不在の場合は、さらにその上の役職の方や、所属部署の先輩社員に連絡し、上司への伝達をお願いしましょう。連絡のタイミングは、不幸が分かった時点ですぐに行うのが原則です。早朝や深夜であっても、まずは一報を入れることが望ましいです。
業務の引き継ぎや人員配置の調整が必要になるため、会社側の負担を考慮し、可能な限り早く連絡することが重要です。
連絡時に必ず伝えるべき5つの項目
上司へ連絡する際は、必要な情報を漏れなく的確に伝えることが大切です。混乱している中でも、以下の5つの項目は必ず伝えられるように準備しておきましょう。後からメールで詳細を送る場合でも、口頭で概要を伝えておくことが重要です。
- 故人との続柄
- 通夜・葬儀の日程と場所（未定の場合はその旨を伝える）
- 希望する休暇の期間
- 休暇中の連絡先（携帯電話番号など）
- 引き継ぎが必要な業務の有無
これらの情報を簡潔に伝えることで、会社側も状況を把握しやすくなります。
休日や深夜など勤務時間外の連絡方法
不幸の知らせは時を選びません。会社の休日や深夜、早朝といった勤務時間外に連絡が必要になる場合もあります。そのような状況では、上司に電話をかけるのをためらってしまうかもしれません。まずはメールや社内チャットツールで第一報を送り、状況を伝えておきましょう。
その際、本文に「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えるのがマナーです。そして、翌営業日の始業時間になったら、改めて電話で直接報告するようにしましょう。
【状況別】会社への連絡に使える例文集
いざ会社に連絡しようとしても、どのような言葉で伝えれば良いか悩むものです。特に電話では、緊張や動揺からうまく話せない可能性もあります。状況に応じて適切な表現を使えるよう、事前に例文を確認しておくと、落ち着いて対応できます。
ここでは、上司への電話連絡、詳細を伝えるメール、社内チャットという3つの状況別に、そのまま使える具体的な言い方や書き方の例文をご紹介します。
上司への電話連絡で使える言い方の例文
電話では、まずお詫びと要件を簡潔に伝えます。詳しい内容は後でメールすると伝えれば、長電話になるのを避けられます。落ち着いた声で、はっきりと話すことを心がけましょう。
「お疲れ様です。〇〇です。朝早くに申し訳ありません。実は、昨夜祖父が亡くなりまして、葬儀のためお休みをいただきたくご連絡いたしました。つきましては、本日より3日間、忌引き休暇を申請させていただきたく存じます。詳細は改めてメールでお送りします。」
詳細を伝えるメールの書き方と例文
電話で第一報を入れた後、詳細を伝えるためにメールを送ります。件名だけで要件が分かるようにし、本文は箇条書きなどを使って分かりやすくまとめるのがポイントです。葬儀で会社を休む連絡として、文例を参考にしてください。
件名：忌引き休暇取得のご連絡（〇〇部 氏名）
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
先ほどお電話でお伝えした件、詳細を下記にご連絡いたします。
続柄：祖父
通夜：〇月〇日（〇）18時～
告別式：〇月〇日（〇）10時～
場所：〇〇セレモニーホール
休暇希望期間：〇月〇日～〇月〇日の3日間
休暇中の連絡先：090-XXXX-XXXX
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
社内チャットで連絡する場合の例文
勤務時間外の第一報や、電話が繋がらない場合に社内チャットを使うことも考えられます。チャットは手軽ですが、あくまで略式の連絡手段と捉え、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
「〇〇部長、夜分に失礼いたします。〇〇です。私事で大変恐縮ですが、身内に不幸があったため、明日からお休みをいただきたく存じます。明日の朝、改めてお電話にて詳細をご報告させていただきます。取り急ぎチャットにて失礼いたしました。」
葬儀で会社を休む際に守るべきマナー
葬儀で会社を休む際は、連絡の手順だけでなく、言葉遣いや周囲への配慮といったマナーも非常に重要です。突然の休みは、少なからず職場に影響を与えます。だからこそ、感謝とお詫びの気持ちを忘れず、丁寧な対応を心がけることで、円満な職場復帰に繋がります。
ここでは、忌み言葉の回避や業務の引継ぎなど、社会人として知っておくべき、葬儀で休む際の重要なマナーについて解説します。
忌み言葉を避けた丁寧な言葉遣い
不幸があった場面では、「忌み言葉」を使わないのがマナーです。忌み言葉とは、不幸が重なることや、不幸が続くことを連想させる言葉を指します。「重ね重ね」「たびたび」「くれぐれも」といった重ね言葉や、「追って」「続く」といった言葉は避けるようにしましょう。
また、直接的な表現である「死亡」「亡くなる」は、「逝去（せいきょ）」という言葉に置き換えるとより丁寧な印象になります。故人やご遺族、そして報告を受ける相手への配慮を忘れないようにしましょう。
香典や供花を辞退する場合の伝え方
最近では、家族葬の増加などに伴い、会社や参列者からの香典や供花を辞退するケースも増えています。辞退する場合は、その意向を明確に会社へ伝える必要があります。連絡の際に、曖昧な表現ではなく、はっきりと辞退する旨を伝えましょう。
その際、「故人の遺志により」「誠に勝手ながら」といったクッション言葉を添えると、相手に失礼なく意向を伝えることができます。「香典・供花につきましては固くご辞退申し上げます」のように、明確に伝えることが大切です。
業務の引継ぎは簡潔かつ明確に行う
忌引き休暇で職場を離れる際は、業務の引継ぎをしっかりと行うのが社会人としての責任です。自分が担当している業務の進捗状況や、急ぎの案件などをまとめ、同僚や上司に伝達しましょう。口頭だけでなく、簡単なメモやメールで残しておくと、より親切です。
休暇中は仕事の連絡が取りにくくなるため、誰が見ても分かるようにしておくことが重要です。不在中の対応をお願いする同僚への感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。
休暇明けの出社時にすべきこと
忌引き休暇を終えて出社した際には、上司や同僚への挨拶とお礼をきちんと行うことが大切です。急な休みで迷惑をかけたことへのお詫びと、不在中の業務をフォローしてくれたことへの感謝を伝えることで、スムーズに職場へ復帰することができます。
ここでは、休暇明けの挨拶のマナーや、持参すると喜ばれるお菓子、会社への提出書類について解説します。丁寧な事後対応が、良好な人間関係を維持する鍵となります。
上司や同僚への挨拶とお礼の伝え方
出社したら、まず直属の上司に挨拶に行きましょう。「この度はご配慮いただきありがとうございました。おかげさまで、無事に葬儀を終えることができました。本日からまたよろしくお願いいたします」といった言葉でお礼を伝えます。その後、部署の同僚にも同様に挨拶と感謝を伝えます。
朝礼などで挨拶の機会があれば、全体に向けて一言お礼を述べるのも良いでしょう。一人ひとりに丁寧に挨拶して回ることで、誠意が伝わります。
挨拶時に持参するお菓子の選び方
休暇明けの挨拶の際に、感謝の気持ちとして菓子折りを持参するのは日本の慣習として一般的です。必須ではありませんが、用意しておくとより丁寧な印象を与えます。お菓子を選ぶ際は、部署の人数分以上が入っていて、個包装になっているものが分けやすく喜ばれます。
また、賞味期限が長く、常温で保存できるものがベターです。高価なものである必要はなく、気持ちが伝わることが最も大切です。
会社への提出が必要になる書類とは？
忌引き休暇を取得した後、会社によってはその証明として書類の提出を求められることがあります。一般的には、葬儀の日時や場所、喪主の名前が記載されている「会葬礼状」や、役所に死亡届を提出した際に受け取る「死亡診断書」のコピーなどが該当します。
どのような書類が必要になるかは、会社の就業規則によって異なります。事前に総務部や人事部に確認し、必要な書類を準備しておくと手続きがスムーズに進みます。
まとめ：葬儀の連絡は迅速かつ丁寧に行おう
身内の不幸という大変な状況の中で、会社への連絡は精神的にも負担が大きいものです。しかし、社会人として果たすべき大切な務めでもあります。最も重要なのは、不幸が判明した時点ですぐに直属の上司へ電話で第一報を入れることです。
その後の詳細連絡や業務の引継ぎ、休暇明けの挨拶まで、一貫して丁寧な対応を心がけることが、職場との良好な関係を保つ鍵となります。この記事で解説したマナーや手順、例文を参考に、落ち着いて対応してください。
葬儀で会社を休む連絡のよくある質問
身内に不幸があった場合どう伝えればいい？
身内に不幸があった際は、まず直属の上司に電話で連絡します。「私事で恐縮ですが、祖父が逝去いたしましたので、忌引き休暇をいただきたくご連絡しました」のように、まずは簡潔に事実を伝えることが大切です。誰が亡くなったのかという続柄と、休暇を希望する旨を明確にしましょう。
その後、通夜や葬儀の日程、休む期間などの詳細を伝えます。動揺している中でも、落ち着いて必要な情報を伝えることを心がけてください。
連絡は電話とメールどちらですべき？
第一報は、必ず電話で行うのが基本マナーです。緊急性が高く、直接声で状況を伝えることで、上司も迅速に対応を検討できます。メールは、電話で伝えた内容を記録として残したり、葬儀の日時や場所といった詳細情報を正確に伝えたりするために補足的に使用します。
夜間や休日で電話が難しい場合に限り、まずはメールで一報を入れることも許容されますが、その場合も後で必ず電話で直接報告するようにしましょう。
正社員以外でも忌引き休暇は取れる？
アルバイトやパート、契約社員といった非正規雇用の従業員が忌引き休暇を取得できるかどうかは、勤務先の就業規則によります。忌引き休暇制度が正社員のみを対象としている会社もあれば、雇用形態に関わらず取得を認めている会社もあります。
まずは上司や人事担当者に確認してみましょう。もし忌引き休暇が取得できない場合でも、年次有給休暇を利用して休むことは可能です。
家族葬の場合も会社への連絡は必要？
はい、葬儀の形式が家族葬であっても、会社への連絡は必ず必要です。忌引き休暇を取得するという事実に変わりはないため、通常の葬儀と同様に、上司へ連絡し、休暇を申請する手続きを行わなければなりません。連絡を怠ると無断欠勤と見なされる可能性があります。
その際、参列や香典を辞退する旨を伝える必要があります。「葬儀は故人の遺志により家族葬で執り行います」とはっきりと伝えましょう。
友人の葬儀でも会社を休めますか？
一般的に、忌引き休暇の対象は配偶者や血族、姻族といった近親者に限定されているため、友人の葬儀で忌引き休暇を取得することは難しい場合がほとんどです。会社の規定で特別に認められているケースを除き、基本的には対象外となります。
どうしても葬儀に参列したい場合は、忌引き休暇ではなく、年次有給休暇を取得して休むことになりますので、上司に相談してみましょう。
